本發明屬于紙質檔案保管，具體是一種用于紙質檔案延長保管壽命的保管方法。
背景技術：
1、紙質檔案是承載信息的重要載體，在眾多領域如文化遺產保存、企業資料管理、文件存檔等方面具有不可替代的價值。然而，紙質檔案在保存過程中面臨諸多挑戰，這些挑戰嚴重影響其保管壽命。
2、溫濕度是影響紙質檔案保存的關鍵物理因素。在自然環境中，溫濕度處于不斷變化之中。紙張作為一種多孔性材料，對溫濕度變化非常敏感。當環境溫度過高或過低、濕度不適宜時，紙張的物理和化學性質會發生改變。一般來說，溫度過高會加速紙張內部纖維素、半纖維素等成分的熱降解反應，導致紙張強度下降。例如，在高溫環境下長期保存的紙質檔案，其紙張纖維更容易斷裂。濕度方面，若環境過于干燥，紙張中的水分會大量流失，使得紙張變脆，這種脆化后的紙張在翻閱或搬運過程中極易破損。相反，濕度太高時，紙張容易吸收過多水分，進而引發變形、霉變等問題。傳統的紙質檔案保管往往缺乏對溫濕度精確的控制措施，僅僅依靠自然環境或者簡陋的防潮、隔熱手段，難以將溫濕度穩定在適宜紙質檔案保存的范圍（18?-?22℃、45%?-?60%rh）內，這就導致紙質檔案的老化速度加快，保管壽命縮短。
3、光線中的紫外線和可見光對紙質檔案有著不可忽視的損害作用。在日常環境中，無論是自然光線還是人造光線，都包含一定比例的紫外線成分。紫外線具有較高的能量，它能夠破壞紙張中的纖維素分子結構，使得紙張變黃、褪色。同時，紙張上的字跡在紫外線的長期照射下也會逐漸模糊，影響檔案的可讀性。可見光雖然能量相對較低，但長時間的照射同樣會對紙質檔案造成損害。在一些檔案保管場所，由于照明設備選擇不當，可能使用了高照度、無防紫外線功能的燈具，這就加劇了光線對紙質檔案的破壞。而且，人員頻繁進出檔案保管區域會帶入外界光線，增加了紙質檔案受光線損害的風險。傳統的檔案保管方法對于光線損害的防護措施有限，缺乏對低照度、防紫外線照明設備的應用以及對人員進出的合理管控，從而無法有效減少光線對紙質檔案的損害。
4、空氣中的塵埃、有害氣體和微生物是紙質檔案保存的重要威脅。塵埃顆粒在空氣中無處不在，它們容易附著在紙質檔案表面，不僅影響檔案的外觀整潔度，更嚴重的是，塵埃可能攜帶微生物，如細菌、霉菌孢子等。這些微生物在適宜的溫濕度條件下會在紙張表面生長繁殖，侵蝕紙張纖維，造成紙張的損壞。同時，現代工業生產和人類活動釋放出的有害氣體，如二氧化硫、氮氧化物等，會被紙張吸附。這些有害氣體具有酸性，會與紙張中的纖維素發生化學反應，加速紙張的老化過程。在傳統的檔案保管環境中，缺乏有效的空氣凈化措施，無法及時去除空氣中的塵埃、有害氣體和微生物，使得紙質檔案長期暴露在受污染的空氣中，難以保證其保管壽命。
技術實現思路
1、針對上述情況，為克服現有技術的缺陷，本發明提供了一種用于紙質檔案延長保管壽命的保管方法，以至少部分解決上述技術問題。
2、本發明采取的技術方案如下：
3、本發明提出了一種用于紙質檔案延長保管壽命的保管方法，包括以下步驟：
4、s1、將紙質檔案存放于溫度適宜（18-22℃）、濕度適中（45%-60%rh）的環境中，使用專業的溫濕度監測和控制設備，確保環境條件穩定，避免紙張因溫濕度變化而發生形變、霉變或褪色；
5、s2、避免紙質檔案長時間暴露于強光下，采用低照度、防紫外線的照明設備，同時，減少人員頻繁進出，降低外界光線對紙質檔案的影響；
6、s3、安裝空氣凈化系統，去除空氣中的塵埃、有害氣體和微生物，保持庫房空氣潔凈，定期更換空氣凈化器的濾網，確保凈化效果。
7、在本發明的一個實施方案中，整理要求、檔案保全范圍和檔案整理方式，所述整理要求包括遵循文件形成規律和特點、保持文件材料間的有機聯系、區分文件材料的價值和確定檔案保管期限，所述確定檔案保管期限分為紙質文件和電子文件，所述電子文件保管期限遵循文件信息價值。
8、在本發明的一個實施方案中，所述檔案保全范圍包括紙質檔案收集、紙質檔案整理、文件價值鑒定、檔案編目保管、電子檔案統計和檔案編輯研究，所述檔案整理包括收發文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物和出版物。
9、在本發明的一個實施方案中，所述檔案整理方式分為以“案卷”為單位整理和以“件”為單位整理，所述以“案卷”為單位整理是按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷，所述“件”為單位整理是按照文件材料形成和處理的基本單位即件來進行整理。
10、在本發明的一個實施方案中，用于紙質檔案延長保管壽命的保管方法，還包括以下步驟：
11、步驟a：對于文件檔案進行入庫保全過程，需要將紙質檔案資料進行收集，根據需要保全的范圍和方向對資料進行特定收集，避免無關信息混入造成文件的雜亂，將收集的到的紙質文件進行分類，根據文件內的信息和類別進行依次分類，其中依據年度、保管期限和文件產生機構進行三級分類，便于后續排布；
12、步驟b：將紙質文件進行三級分類后，最低一級類目采用組織機構分類法分類進行文件歸檔，不同形式的文件通過暫時存儲的方式進行保管，分類后的文件依據文件產生日期進行依次排布操作；
13、步驟c：排列完成后按照不同保管期限的檔案資料進行編寫文件號，禁止混裝和缺失，其中分為永久、定期三十年和定期十年等三種不同保管期限的歸檔文件進行編寫，而每年的不同保管期限的第一件每年都從“0001”開始編制，形成的目錄分別裝訂成冊，裝訂后對文件進行編制頁碼，頁碼應逐頁編制標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，文件材料已印制成冊并編有頁碼的，擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變；
14、步驟d：檔案號和目錄編寫完成后對紙質文件的具體內容信息進行填入系統，使得文件信息與檔案號和目錄應相互對應，然后編寫文件的類別信息，使得在系統中能夠快速對文件進行搜索，和對文件位置進行確定；
15、步驟e：對文件掃描前應去掉資料中所有金屬物，如訂書針、大頭針和回形針等，保持資料的整齊，不能出現資料內容混亂、頁面折皺不平、漏頁、倒頁的現象，在掃描時依據文件內容中排布的不同確定單詞掃描量，避免掃描出現錯位和字形錯誤，掃描后統一錄入電子系統中；
16、步驟f：將紙質的歸檔文件以“件”為單位逐件進行裝訂，屬永久和三十年保管期限的應根據文件的厚薄，文件頁數較少時，采用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂；文件頁數較多時，采用“三孔一線”左側裝訂，定期十年期限檔案的可用訂書機裝訂，將檔案盒按保管期限和盒號先后次序依次放入檔案柜內。
17、在本發明的一個實施方案中，所述文件類別分為年度、保管期限和文件產生機構。
18、在本發明的一個實施方案中，所述文件保管期限分為永久、定期三十年和定期十年。
19、在本發明的一個實施方案中，所述文件檔案號為阿拉伯數字。
20、在本發明的一個實施方案中，所述檔案盒排列順序為自上而下和自左向右。
21、本發明技術方案的有益效果在于：
22、通過將紙質檔案存放在溫度適宜（18-22℃）、濕度適中（45%-60%rh）的環境中，這一措施直接針對紙質檔案最易受損的物理因素——溫濕度變化。適宜的溫度和濕度能夠減緩紙張老化過程，防止紙張因干燥而脆化或因潮濕而變形、霉變。使用專業的溫濕度監測和控制設備，能夠實時監測環境變化，及時調整，確保環境條件穩定，從而有效延長紙質檔案的保管壽命。
23、通過強光中的紫外線和可見光都會對紙質檔案造成損傷，導致紙張變黃、褪色，字跡模糊。采用低照度、防紫外線的照明設備，能夠有效減少光線對紙質檔案的損害。同時，減少人員頻繁進出，降低外界光線對紙質檔案的影響，進一步保護檔案的原始狀態。
24、通過空氣中的塵埃、有害氣體和微生物是紙質檔案保存的又一重要威脅。塵埃不僅會影響檔案的整潔度，還可能攜帶微生物，對檔案造成污染。有害氣體如二氧化硫、氮氧化物等，會加速紙張的老化過程。安裝空氣凈化系統，能夠去除這些有害物質，保持庫房空氣潔凈。定期更換空氣凈化器的濾網，能夠確保凈化效果持續有效，為紙質檔案提供一個更加安全的保存環境。
25、本發明附加的方面和優點將在下面的描述中部分給出，部分將從下面的描述中變得明顯，或通過本發明的實踐了解到。